Vállalkozóként rengeteg információt kell megjegyeznünk. Az ügyfelek kérései, a termékek információi, a céggel kapcsolatos intéznivalók, a folyamatosan száguldó agyunk megannyi ötlete. Aztán ott van a magánéletünk, a gyerek programjai, a bevásárlólista. Nem ártana vezetni a költségvetést sem vagy a jövőbeli terveink ezreit sem veszni hagyni, Ha neked is ismerősek ezek a feladatok és még nem ismered, neked is jól jöhet ez a leírás a Trellóról.

Beszélgetve vállalkozótársakkal, sokszor köszön vissza az én régi módszerem is a fenti rengeteg információ rögzítésére, amikor még cetlik százain írogattam a feladatokat, fontos dolgokat. Később áttértem füzetekre, majd a filofaxra, de valahogy nem volt az igazi. Ahogy letettem, ellapoztam, el is felejtődött egy csomó fontos “majd meg kell csinálni” teendő, “ezzel majd jó lenne kezdeni valamit” dolog. Egészen addig, amíg pár évvel ezelőtt fel nem fedeztem magamnak a Trellót.

 

Mi az a Trelló?

A Trello útja nagyjából 2010-ben indult, ma pedig már több millió felhasználója van. Népszerűsége nem véletlen. Ez a sokoldalú program szinte mindent tud ma már, ami szükséges feladataink, programjaink, vállalkozói ötleteink vezetésére, rendezésére. Telefonra – IOS-re és Androidra is – van applikációja, a gépi és a telefonos verzió pedig folyamatosan szinkronizál egymással. Így bármelyik is van épp a közelünkben, nyugodtan dolgozhatunk benne. A folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően az alapból hatalmas tudását további úgynevezett Power-Upokkal, illetve a böngészőnkhöz való bővítményekkel turbózhatjuk tovább. Így összeköthetjük a naptárunkkal (pl. Google Calendarral) is vagy az érdekes linkeket böngészés során egyből a megfelelő táblára, listába menthetjük. A bővítési lehetőségek sora végtelen.

 

Táblák

A Trello három szinten dolgozik. Vannak táblák, a táblákon listák, a listákon pedig kártyák. Képzeld úgy, mintha a tábla lenne a parafatábla a faladon, a listák a rátűzött cetlik, a kártyák pedig a cetliken az egyes gondolatok.

A legfelső szint tehát a tábla. Minden az életedben nagyobb lélegzetvételű dolognak, területnek érdemes táblát létrehozni. Nekem például minden vállalkozásomnak van egy saját táblája, de van egy a személyes dolgaimnak, mindennapos feladatoknak, egy a költségvetésnek, egy az állandóan ömlő vállalkozói ötleteimnek, sőt még egy a recepteknek is.

 

Trello főképernyője

A Trello főképernyője, ahol egyszerre láthatod az összes táblád.

 

Hozhatsz létre csak személyes táblákat, azaz amiket csak te láthatsz és olyanokat is, amikhez hozzáadsz másokat is (ügyfeleket, munkatársakat, családtagokat). Előbbiből korlátlan mennyiséget, utóbbiból előfizetés szintjétől függő mennyiségben készíthetsz. Nekem például minden olyan ügyfelemnek, akivel épp aktívan (vagy már hosszabb ideje) dolgozunk együtt, van egy saját táblája, amin együtt tudunk dolgozni. Ezeken követjük, hogy mik az ő kérései, mi az, amin már dolgozom, mi az, ami már el is készült. Sőt, amelyik munkánál óradíjas elszámolásban dolgozom, a feladatoknál azt is itt vezetem, mennyi munkaidő volt addig a megoldása. Készíthetsz nyilvános táblákat is, amiket bárki, beleértve a Google keresőjét is, láthatja, de szerkeszteni csak a hozzáadott emberek szerkeszthetik.

A tábláknak adhatsz háttérszínt vagy háttérképet is, amely a teljes tábla háttere lesz, ha épp megnyitod azt. Ezeket a színeket, képeket a főképernyőn – ahogy a fenti képen is láthatod – szintén mutatja, így könnyebben be tudod azonosítani, melyik melyik. A főképernyőn aszerint rendezi a tábláidat, hogy melyikeket jelölted meg kedvencnek, melyikeket nyitottad meg utoljára, mindezek alatt pedig az összes táblád is láthatod együtt. Pontosabban a ritkábban, régebben használtakat elrejti, de egy kattintással előhívhatod őket. Így nem zavarnak az átláthatóságban.

 

Listák és kártyák

A táblán belül számtalan listát hozhatunk létre. Az adott vállalkozás, projekt, témakör fontosabb területeinek, lépcsőinek érdemes külön-külön listákat készíteni. Például költségvetési táblánál az aktuális egyenlegnek, vállalkozás esetén a szolgáltatások hierarchiájának, webshopnál beszállítók listájának, személyes tábla esetén a hét hét napjának, ezáltal napra lebontva a teendőket.

A listák segítenek a kártyákat rendezni. Fogd és vidd módszerrel tudod mind a listákat, mind a kártyákat mozgatni. Ez hatalmas segítség akkor is, ha például munkafolyamatok vezetésére használod a Trellót. A feladatok kártyáit egyszerűen áthúzhatod a folyamatban vagy az elvégzettek listájára.

 

Trello listák és kártyák

 

Ahogy a fenti képen is látható, a kártyák rendkívül sokoldalúan használhatóak. Lehet háttérszínt vagy csak fejlécszínt adni nekik, hogy kiemelkedjenek a többi kártya közül, illetve kategorizálni tudjuk ezáltal őket. De kategorizáláshoz címkéket is használhatunk, amiket szintén színekkel jelölhetünk. Ilyenkor az adott címke színe egy kis rövid színes sávként jelenik meg az adott kártya tetején. Ezzel az eszközzel gyorsan átláthatod, milyen területen vannak feladataid. Én is ezt a módszert használom a személyes dolgaim és az ügyfelek tábláin.

Előbbinél külön színe van a háztartási teendőknek (sárga), a kisfiam dolgainak (lila), a saját vállalkozási feladatoknak (piros), a kifizetett, megrendelt feladatoknak (zöld), az árajánlat, megrendelés előtti státuszában járó feladatoknak (kék), a pénzkiadással járó feladatoknak (narancssárga). Ugyanígy dolgozom az ügyfelek tábláin is. Ott van egy külön lista is minden tábla végén színmagyarázattal, így az ügyfelek is értik, melyik kártya miért kapta az adott színt. Esetükben piros a megrendelt feladat, a kék az előfizetésük keretébe tartozó feladatok, a zöld pedig azok, amiket grátisz, ajándékba csinálok meg nekik. Ez utóbbi azért jó, mert így ez is plasztikus lesz, nem felejtődik el, mindig ott lesz, hogy volt ilyen is. A kártyákhoz képeket is csatolhatunk, még látványosabbá, átláthatóbbá téve a dolgainkat.

 

Trello kártyák szerkesztési lehetőségei

 

Egy kártya szerkesztését megnyitva rengeteg további lehetőség nyílik meg előttünk. Tudunk részletes leírást fűzni hozzá, linkeket, képeket, fájlokat csatolni, csapattagként megjegyzést írni a többieknek. Csapattagokat adhatunk hozzá, hogy látható legyen, pontosan kinek, kiknek a feladata a kártyán szereplő tétel. Határidőt is rendelhetünk hozzá. A kártyán szereplő feladathoz listát is készíthetünk, amivel lépésekre bonthatjuk azt. A részfeladatokat, ha elvégeztük, ki is pipálhatjuk, a Trello pedig egy vonalon jelzi, hány százaléka van készen a teljes feladatnak.

A sokszor ismétlődő kártyákból, visszatérő feladatokból sablonokat vagy másolatokat is készíthetünk, így két kattintással hozzáadhatók további listákhoz, táblákhoz is.

 

Példák a Trello használatára

Tábla: Költségvetés

  • Lista: Aktuális egyenleg.
    • Kártyák: Minden egyes folyószámla, készpénz, utalványok, PayPal, Barion pénztárca egy-egy kártya.
  • Lista: Bevételek.
    • Kártyák: Minden abban a hónapban bejövő tétel egy kártya.
  • Lista: Kiadások.
    • Kártyák: Minden abban a hónapban történő kifizetés, kiadás egy kártya.
  • Lista: Várható bevételek.
    • Kártyák: Minden az adott hónapban még várható bevétel, egy elválasztó, alatta a következő hónapra átcsúszó várható bevételek is.
  • Lista: Várható kiadások.
    • Kártyák: Minden az adott adott hónapban még várható kiadás, egy elválasztó, alatta a következő hónapra átcsúszó, illetve várható kiadások.
  • Lista: Havi bevételek 2021.
    • Kártya: Minden lezárult hónap összesített bevétele, a hónapok sorrendben egymás alatt. Így gyorsan átláthatod, hogy alakul a havi átlagod, éved.

*Amikor véget ér egy hónap, a bevételek és kiadások listáitt lezárva áthúzom a tábla végébe, így visszamenőleg is meg tudom nézni, milyen kiadásaim, bevételeim voltak korábban. Illetve az előző évek havi bevételét összesítő listákat is megtartom, az éveket egymás mellé rendezem, így azt is látom, hogy alakultak egymás után az éveim, havi átlagbevételeim az előzőkhöz képest.

Tábla: Vállalkozás

  • Lista: Szolgáltatások, termékkategóriák, hogy átlásd őket.
    • Kártyák: Minden szolgáltatás, termékkategória, termék hierarchia, saját logika alapján rendezve, felsorolva.
  • Lista: Honlaptérkép.
    • Kártyák: A főmenük és almenük, hogy átlásd, fent van-e minden fontos dolog a honlapodon, mennyire tiszta, átlátható a rendszered a honlaplátogatók számára.
  • Lista: Blog.
    • Címötletek, posztötletek, amiről írnod kell(ene) a közeljövőben a blogodba.
  • Lista: Ötletek.
    • Kártyák: Minden, ami épp eszedbe jut jövet-menet, böngészés közben, írd ide fel gyorsan, ne felejtődjön el. Később átteszed, ahová szükséges vagy megvalósítod.
  • Lista: Tervezett termékek/szolgáltatások.
    • Kártyák: A jövőben tervezett szolgáltatásaid, termékeid, amiket még ki kell dolgoznod, meg kell találnod a beszerzési forrást.

*A végtelenségig lehet ezeket sorolni. Nekem például adott vállalkozás tábláján minden fontosabb kommunikációs csatornának is van egy saját listája, nem csak a blognak. Ezekre írom, miről kell(ene) ott írnom, kommunikálnom, milyen sorozatot indítsak stb.. De vannak a workshopoknak, a nagyobb termékcsomagoknak is listái, kártyákon pedig azoknak a részletei.

Tábla: Könyvírás

  • Lista: Tartalomjegyzék.
    • Kártyák: A főbb tartalmi pontok, szükséges sorrendben, regény esetén a főbb cselekmények, fordulópontok. Segítenek vezetni a könyvírás során.
  • Lista: Blog.
    • Kártyák: Miről írj a könyv blogjában, hogy már a megjelenése előtt ismertté, nagyon várttá tedd. Illetve miről írj, hogy fenn is tartsd az érdeklődést iránta.
  • Lista: Termékek.
    • Kártyák: Lehetséges termékek, szolgáltatások, amiket köthetsz a könyvhöz, upsellként felajánlhatsz mellé.
  • Lista: Megjelenési lehetőségek.
    • Kártyák: Blogok, médiafelületek, újságok, affiliate partnerek, akiket sorban fel kell keresned, hogy írjanak róla, segítsenek értékesíteni. Akivel megállapodtál, írt róla, mehet át a kész listára.

Menü és automatizálás

A tábla jobb oldalán találod a menüt, amely a táblád irányítóközpontja. A menüben kezelheted a tagokat, beállításokat végezhetsz, szűrheted a kártyákat, illetve itt tudod az úgynevezett Power-Upokat is aktiválni. (Ezek azok a bővítmények, amikkel tovább tudod turbózni a tábláid.) A menü „Aktivitás” részében a táblákon történt összes aktivitást visszamenőleg is meg tudod nézni. De itt találod Butlert, azaz az inasod is. Ő rengeteg kényelmi szolgáltatást biztosít számodra, ha megmondod neki, mit vársz el tőle. Automatizálhatsz vele feladatokat, megmondhatod neki, hogy nap végén vagy hetente milyen szabályrendszer alapján tegyen rendet a kártyáid között. Vagy minden alkalommal, amikor egy kártyát áthelyezel a „Kész” listára, a kártyán található összes részfeladatot és a határidőt jelölje befejezettnek, az összes tagot távolítsa el a kártyáról és értesítse is a feladat elvégzéséről a csapattagokat. Minden csak szabályrendszer, ha úgy tetszik, utasítás beállításának kérdése.

 

A Trelló, mint marketingeszköz, cégsegéd

A Trellót használhatod az ismertséged, szakértői státuszod növelésére is. Készíts nyilvánosan elérhető táblákat, amelyekben segíted az embereket a szakterületed érintő kérdésekben. Például kész stratégiát konkrét helyzetek megoldására, csekklistákat. Mivel ezek bárki számára elérhetőek, a Google is beolvassa, így még több találat lehet, ami a te nevedhez, a te márkádhoz kötődik.

  • Stílustanácsadóként például minden évszaktípushoz egy lista, azon pedig a kártyák az ahhoz a típushoz illő színek, esetleg képek, amiken ruha-összeállításokat látnak azokban a színekben.
  • Marketingesként a Facebook-hirdetések szintjei lehetnek a listák, a kártyák pedig az azokon belüli beállítások.
  • Esetleg egy tábla, ahol egy lista egy célcsoport, a kártyákon pedig az adott célcsoporthoz találó érdeklődési körök, célzások.
  • HR-esként, cégvezetőként az új munkatársak felvételénél szükséges folyamatok, milyen sorrendben történjen a bemutatása, beillesztése a csapatba, milyen eszközöket kell átadni neki, mik a feladatkörének pontos feladatai. Ez persze lehet belsős anyag is.
  • Fodrászként készíthetsz egy táblát a frizurákról, ahol egy tipikus arcforma egy lista, alá pedig kártyákon az adott arcformához illeszkedő fazonok.

Az ötletek száma végtelen, egy kis gondolkozással bárki megtalálhatja, ő hogyan használhatná ki a Trello ebéli előnyeit.

Még órákat lehetne zengeni a Trello tudásáról, a rengeteg Power-Upról, böngészők bővítményeiről, amelyekkel szinte bármilyen feladatra képessé tehetjük azt. Regisztrálj, fedezd fel, állítsd be saját szád íze szerint, s egy nélkülözhetetlen társra találsz benne.

 

Ugye, nem hagyod csak úgy itt a kosaradat? 😉

Add meg itt lent az e-mail címedet, hogy elmentsük neked a bevásárlókosaradat későbbre. És - ki tudja - lehet, hogy küldünk neked egy extra kedvezménykupont. 😉